Chữ ký email không chỉ đơn thuần là một phần cuối của thư mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu và tạo ấn tượng với người nhận. Trong bài viết này, Vietnix sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tạo chữ ký email trên các nền tảng phổ biến như Outlook, Gmail, HTMLSIG và Hubspot.
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email được xem như một tấm danh thiếp điện tử được đính kèm ở phần cuối mỗi bức thư điện tử. Nó cung cấp thông tin cơ bản về người gửi như tên, chức vụ, và các phương thức liên lạc khác. Chữ ký có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh, giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm thông tin và nhận diện thương hiệu.
Vai trò của chữ ký email
Chữ ký email đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email. Một số lợi ích chính bao gồm:
- Quảng Bá Thương Hiệu: Chữ ký giống như một tấm danh thiếp kỹ thuật số, giúp người gửi quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc công ty.
- Tạo Ấn Tượng: Giúp tạo ấn tượng đầu tiên tốt với người nhận giữa hàng trăm email họ nhận được hàng ngày.
- Cung Cấp Thông Tin Liên Lạc: Người nhận dễ dàng tìm thấy thông tin liên hệ cần thiết của người gửi.
- Quảng Cáo Sản Phẩm/Dịch Vụ: Có thể tích hợp lời mời đặt hàng hoặc đường link website vào chữ ký.
- Nhất Quán Nhận Diện Thương Hiệu: Khi tất cả nhân viên trong một công ty sử dụng chung mẫu chữ ký, điều này sẽ tăng cường giá trị nhận diện thương hiệu.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên giao dịch qua email, dịch vụ Email Doanh Nghiệp của Vietnix có thể là giải pháp lý tưởng. Với mức giá chỉ từ 180.000 VNĐ/năm, dịch vụ này cung cấp nhiều lợi ích như tỷ lệ vào inbox cao, bảo mật và hỗ trợ chuyển email từ G Suite hoặc Office 365.
Các thành phần cơ bản của chữ ký email
Một chữ ký email chất lượng cần đáp ứng hai tiêu chí: thu hút sự chú ý và truyền đạt thông tin hiệu quả. Dưới đây là các thành phần cần có trong chữ ký email:
- Tên và Chức Danh: Họ tên, tên công ty hoặc chức vụ của người gửi.
- Thông Tin Liên Hệ: Email, số điện thoại, và liên kết đến website của công ty.
- Mạng Xã Hội: Biểu tượng mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy bạn trên các nền tảng này.
- Hình Ảnh: Có thể bao gồm hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty để tạo ấn tượng tốt.
- Logo Công Ty: Không bắt buộc nhưng giúp khách hàng dễ dàng nhận ra thương hiệu.
Hướng dẫn tạo chữ ký email trên các nền tảng chính
Tạo Chữ Ký Email Trên Outlook
Để tạo chữ ký email trên Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Mở Outlook.com và chọn “New Email” để tạo email mới.
- Chọn “Signature” từ menu “Message”.
- Chọn “New” để tạo chữ ký mới.
- Điền tên cho chữ ký và nhấn OK.
- Nhập thông tin chữ ký vào khung “Edit Signature”. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo đại diện. Sau khi hoàn tất, nhấn OK.
Tạo Chữ Ký Email Trên Gmail
Việc tạo chữ ký trên Gmail cũng rất đơn giản với các bước như sau:
- Đăng nhập vào Gmail, chọn “Settings”, sau đó chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt”.
- Tìm mục “Signature” và bấm vào ô “Không có chữ ký” để tạo mới.
- Đặt tên cho chữ ký và bấm nút “Tạo”.
- Nhập nội dung chữ ký vào khung soạn thảo.
- Cuối cùng, nhấn “Lưu thay đổi” để lưu lại.
Tạo Chữ Ký Email Trên HTMLSIG
Để tạo chữ ký email trên HTMLSIG, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập vào HTMLSIG.
- Điền các thông tin theo yêu cầu vào các mục tương ứng như Main, Social, Disclaimer, Banner.
- Nhấn chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.
Tạo Chữ Ký Email Trên Hubspot
Trên Hubspot, bạn có thể tạo chữ ký bằng cách:
- Truy cập vào link Hubspot Email Signature Generator.
- Chọn mẫu chữ ký và điền các thông tin theo mẫu đăng ký.
- Chỉnh sửa style, tải ảnh lên và thiết lập phong cách chữ ký email theo ý muốn.
- Nhấn “Create Signature” để hoàn tất.
Yếu tố cần lưu ý khi tạo chữ ký email
Để có một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn nên chú ý đến các yếu tố sau:
- Hình Ảnh: Việc sử dụng hình ảnh cá nhân hoặc logo là rất cần thiết, nhưng cần lựa chọn những ảnh có kích thước vừa phải và rõ nét.
- Thiết Kế: Chữ ký nên có bố cục rõ ràng và dễ nhìn, tập trung vào các thông tin quan trọng như tên và số điện thoại.
- Font Chữ: Sử dụng font chữ đơn giản, dễ đọc để tránh gây khó khăn cho người nhận.
- Màu Sắc: Nên hạn chế sử dụng quá nhiều màu sắc trong chữ ký, tối đa 3 màu là đủ để tạo sự hài hòa.
- Thống Nhất: Đối với các doanh nghiệp, chữ ký email nên bám sát phong cách và nhận diện thương hiệu chung.
Cách Thay Đổi Chữ Ký Email
Thay Đổi Chữ Ký Email Trong Outlook
- Đăng nhập vào Outlook, chọn “File” trên thanh công cụ.
- Chọn “Options” trong danh sách.
- Ở mục “Mail”, nhấn chọn “Signatures”.
- Trong danh sách chữ ký, chọn chữ ký muốn chỉnh sửa.
Thay Đổi Chữ Ký Email Trong Gmail
- Trên giao diện Gmail, chọn “Settings” (biểu tượng bánh răng).
- Chọn tab “General” và tìm mục “Signature”.
- Nhấp vào chữ ký muốn thay đổi và chỉnh sửa nội dung.
- Nhấn “Save Changes” để lưu lại.
Tóm Lại
Chữ ký email là một phần quan trọng trong giao tiếp điện tử hiện đại, giúp bạn xây dựng thương hiệu cá nhân và tạo ấn tượng với người nhận. Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ dễ dàng tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp và ấn tượng.
